Bevor man Kontakt zu einem Unternehmen aufnimmt, sollte man sich so umfassend wie möglich über den angestrebten Beruf und das Unternehmen informieren. Notieren Sie sich dabei alle wichtigen Fragen, auf die Sie keine Antwort finden konnten.

• Achten Sie bei mehreren Unternehmen darauf, diese nicht zu verwechseln.

• Nutzen Sie die Kontaktmöglichkeit, die das jeweilige Unternehmen für Ausbildungsinteressenten anbietet. Wird eine zuständige Person genannt, sollte man sich für ein Telefonat deren Name notieren und beim schriftlichen Kontakt unbedingt die korrekte Schreibweise beachten.

Telefon

Wenn Sie telefonisch Kontakt aufnehmen, sieht man Sie zwar nicht, aber Sie hinterlassen trotzdem ein Bild. Je besser Sie sich auf das Gespräch vorbereiten, desto einfacher hinterlassen Sie einen guten Eindruck:

• Überlegen und notieren Sie sich vorher, was genau Sie klären möchten: Haben Sie Fragen zur Ausbildung, zum Unternehmen, zum Ablauf? Sind Sie an der Ausbildung interessiert, möchten sich aber gerne einmal persönlich vorstellen? Haben Sie Interesse an einem Schnuppertag oder Praktikum?

• Ihr Telefon sollte einwandfrei funktionieren und es sollte zu keinen Störgeräuschen kommen. Sie sollten ausgeschlafen und voll auf das Gespräch konzentriert sein. Sorgen Sie dafür, dass Sie gedanklich nur beim Telefonat sind und auch nicht abgelenkt werden können. Setzen Sie sich dazu am besten an einen Tisch mit Ihren Notizen für das Gespräch (Ansprechpartner, alle Kontaktdaten, Ihre Fragen) und Stift und Zettel, damit Sie sich wichtige Informationen gleich während dem Gespräch notieren können.

• Nennen Sie zum Beginn immer möglichst verständlich Ihren Namen und Ihr Anliegen und machen dann eine kurze Pause. Sie werden erfahren, ob Sie schon beim richtigen Ansprechpartner sind oder weiter verbunden werden müssen. Werden Sie verbunden, dann fangen Sie wieder von vorne an, mit Ihrem Namen und Anliegen, bis Sie am Ziel sind.

• Hören Sie vom ersten Moment an aufmerksam zu, so werden auch Sie einen Eindruck vom Gegenüber bekommen und können entsprechend reagieren. Wirkt Ihr Gesprächspartner z.B. gestresst, dann fragen Sie, ob Sie lieber ein andermal anrufen sollen. Fragen Sie ggf. nach einer Durchwahl und nach der gewünschten Anrufzeit (die Sie sich natürlich gleich notieren).

• Kommt es zu einem längeren Gespräch, dann gehen Sie Ihre Fragen durch, hören aufmerksam zu und notieren sich zumindest stichpunktartig die Antworten.

• Werden Ihnen Fragen gestellt, dann geben Sie sich offen, aber schweifen Sie auch nicht zu weit aus. Achten Sie dabei auch auf die Reaktionen Ihres Gesprächspartners. Ziehen Sie das Gespräch nicht überflüssig in die Länge.

• Am Ende des Gesprächs sollten alle Fragen geklärt sein und beide sollten wissen, ob und wie es weitergeht. Wiederholen Sie dazu ggf. noch einmal, was vereinbart wurde, z.B. wann und wie Sie sich wieder melden, welche Unterlagen Sie wann und wohin schicken, wann Sie sich persönlich im Unternehmen vorstellen … So stellen Sie auch sicher, dass Sie sich alles korrekt notiert haben und das ist extrem wichtig! Diese ersten Vereinbarungen nicht einzuhalten, würde einen wirklich schlechten Eindruck hinterlassen!

• Schließen Sie das Telefonat mit einem „vielen Dank für die viele Informationen“, „vielen Dank für Ihre Zeit“ … und je nach Wochentag und Uhrzeit „schönen Tag / Wochenende“ ab. Im Optimalfall verwenden Sie dabei nochmal den Namen Ihres Gegenübers – und lassen Sie sich mit dem Auflegen Zeit.

E-Mail

• Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff und eine geeignete Anrede. Geben Sie sich im Zweifelsfall lieber zu förmlich, als zu locker.

• Achten Sie auf die korrekte Schreibweise von Namen und Firmenname.

• Am Ende jeder E-Mail sollten Ihre Kontaktdaten zu finden sein.

• Lesen Sie sich vor dem Absenden immer zuerst nochmal die komplette E-Mail durch. Prüfen Sie, ob alle gewünschten Anhänge dabei sind und Sie die korrekte E-Mail-Adresse eingegeben haben.

Ich hoffe, meine Tipps helfen Ihnen bei der ersten Kontaktaufnahme und wünsch Ihnen viel Erfolg! Wenn Sie sich sehr unsicher fühlen, dann üben Sie doch zuerst mit Freunden oder Familie. Aber solange Sie höflich und engagiert sind, wird Ihnen auch niemand eine Panne verübeln, also nur Mut!