Das papierlose Büro bietet viele Vorteile, die auch Sie nutzen sollten !

Region - Die notwendige Technik ist preiswert und die Infrastruktur meist schon vorhanden. Wir geben Ihnen erste Informationen zum Thema papierloses Büro an die Hand.

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Vor dem Umstieg zum papierlosen Büro findet eine umfassende Ist-Analyse unter Einbezug der vorhandenen technischen Ausstattung, der bisherigen Arbeitsabläufe und des individuellen Bedarfs statt. Im Gespräch mit dem Mandanten werden die Möglichkeiten der digitalen Verarbeitung und die hierfür notwendigen Maßnahmen besprochen. Unter Abwägung des Aufwands und Nutzens können Sie dann ganz individuell entscheiden, welche Bereiche Sie digitalisieren möchten.

In jedem Unternehmen stellt das betriebliche Rechnungswesen / Buchführung einen Hauptbestandteil der Organisation mit Papierflut dar. Deshalb erläutern wir Ihnen an diesem Beispiel mögliche Abläufe und Vorteile.

Digitale Buchführung mit »DATEV Unternehmen online«

Alle als Papier eintreffenden Rechnungen, Belege und Schriftstücke werden mit einem hierfür optimierten Scanner digitalisiert und über eine sichere Internetverbindung direkt in das DATEV Rechenzentrum übertragen. Auch Belege auf Thermopapier sind somit sicher und dauerhaft lesbar abgelegt. Die Schriftstücke können nach dem Scan einfach wegggelegt werden, sie werden üblicherweise nicht mehr benötigt. Im DATEV Rechenzentrum macht eine Schrifterkennung alle gescannten Dokumente digital lesbar und damit benutzbar.

Per E-Mail eintreffende Rechnungen usw. werden (ohne Ausdruck) einfach direkt zu DATEV übertragen und müssen dann nicht mehr lokal (in Ihrem Büro) gespeichert werden. Auch Ihre digital per E-Mail verschickten Rechnungen werden automatisch übertragen und gespeichert, müssen also nicht mehr ausgedruckt und abgelegt werden.

Ihr Steuerkanzlei greift, ebenfalls mittels gesicherter Internetverbindung, auf Ihre Belege zu, bucht diese und verknüpft die Buchungen mit den digitalen Belegen. Ihre gesamte Buchführung ist somit langfristig hochsicher gespeichert, jederzeit ganz einfach durchsuchbar und erfüllt die Anforderungen der digitale Betriebsprüfung.

Ihre Vorteile:

• Bei der Zahlung müssen Sie die Daten nicht mehr händisch übertragen, sondern Sie können sie einfach digital übernehmen.
• Durch die integrierte Schrifterkennung sind Ihre Belege jederzeit sehr einfach über eine Suchfunktion auffindbar.
• Elektronische Rechnungen werden, gemeinsam mit den eingescannten Belegen, wie vom Gesetzgeber gefordert, 10 Jahre lang, im hoch sicheren DATEV Rechenzentrum gespeichert.
• Mit dem Umstieg auf die digitale Buchführung erfüllen Sie auch die Anforderungen für die digitale Betriebsprüfung.
• Aktenschränke und Ordner sind zukünftig überflüssig
• Transportwege entfallen

Einfluss auf betriebliche Abläufe im Unternehmen

In den betrieblichen Abläufen eines Unternehmens ermöglicht die Digitalisierung eine Effizienzsteigerung und damit eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit. Der Grund hierfür ist, dass Betriebsabläufe durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik schneller und kostengünstiger abgewickelt werden können. Viele Unternehmen lassen beispielsweise Briefe, Angebote, Rechnungen per E-Mail versenden. 

Meine Empfehlung

Sprechen Sie unbedingt mit der Steuerberaterin Ihres Vertrauens über das »papierlose Büro«. Sie wird Sie sicherlich gerne kompetent bezüglich Ihrer individuellen Möglichkeiten und der dafür notwendigen Schritte informieren und beraten. Mittelfristig führt kein Weg mehr daran vorbei!

Von: Renate Dirigl, Montag, 10. Juli 2017 - Aktualisiert am Sonntag, 16. Juli 2017
Weitere Informationen, Artikel und Termine von »CDR Steuerberatung Renate Dirigl« finden Sie unter: www.meier-magazin.de/cdr
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