Der schönste Tag im Leben - so klappt’s stressfrei

Wendelstein - Den schönsten Tag im Leben zu organisieren ist eine Herausforderung für alle Beteiligten. Das meier Magazin gibt Tipps, wie Sie stressfrei durch die Vorbereitungphase kommen.

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Eine sorgfältige Planung und ein gutes Konzept sind das A und O, um die Organisation der Hochzeit ohne unnötige Spannungen zu bewältigen. Seien Sie sich im Vorfeld schon mal sicher: Es wird nicht alles exakt nach Ihren Vorstellungen laufen. Eine gewisse Lockerheit und ein Plan B für Eventualitäten sind von Anfang an eine gute Hilfe. Wichtig ist es, den Überblick zu bewahren und sich genügend Zeit zu geben.

Das Budget festlegen

Das Budget ist einer der wichtigsten Punkte an der Planung. Damit die Kosten für die Feierlichkeiten nicht aus dem Ruder laufen, sollte man sich an das vorgegebene Budget halten und die Wünsche auf einem realistischen Niveau halten. Auch wenn die Hochzeit ein besonderer Tag im Leben ist, ist das kein Grund, wild mit Geld um sich zu werfen und über die eigenen Verhältnisse zu planen. Wann immer Sie versucht sind, Ihre selbst gesetzten Grenzen aufzuweichen, erinnern Sie sich daran, dass es noch viele andere schöne Tage im Leben geben wird und dass Sie nicht wollen, dass diese von Schulden für den Hochzeitstag getrübt werden. Überstrapazieren Sie Ihr Budget auf keinen Fall. Kostet ein Punkt mehr als vorgesehen, stellen Sie sicher, dass Sie an anderer Stelle sparen. Setzen Sie Prioritäten, legen Sie fest, was Ihre wirklich wichtigen Punkte sind und wo Sie keine Abstriche machen möchten. Falls Eltern oder Schwiegerelten Ihre Hochzeit sponsern – wunderbar. Aber achten Sie auch darauf, Ihre Verwandschaft nicht über Gebühr finanziell zu strapazieren.

So fängt’s an: der Zeitplan

Gleich nach dem Budget ist dies der wichtigste Punkt bei einer Hochzeitsplanung. Entwickeln Sie einen vernünftigen und machbaren Zeitplan. Nehmen Sie dafür ruhig den Kalender zur Hand und nehmen Sie einen fertigen Zeitplan als Vorlage. Die gibt’s im Internet zuhauf zu finden. Hochzeitszeitschriften oder Bücher helfen ebenfalls. Die meisten Ratgeber schlagen etwa zwölf Monate für die Planung vor. Wenn Sie schon jetzt weniger Zeit haben, straffen sie den Plan entsprechend. Das meiste passiert ohnehin in den letzen drei Monaten vor der Hochzeit. Und keine Sorge: Sie schaffen das auch in weniger als zwölf Monaten. In der Regel sind die Aufgaben der ersten  Monate in ziemlich kurzer Zeit erledigt. Dazu gehört: die Bekanntgabe der Verlobung, die Beschaffung von Literatur oder Software für die Planung, das Festlegen des Budgets sowie die Wahl des Hochzeitstermins. Der Hauptgrund, weshalb man sich eine lange Vorbereitungsphase geben sollte, liegt in der Wahl Ihrer Location für die Feier. Beliebte Veranstaltungsorte sind oft lange im Voraus ausgebucht. Auch hier ist es sinnvoll, rechtzeitig eine Auswahl von Alternativen anzudenken.

Aufschreiben statt vergessen!

Legen Sie sich Listen von allen wichtigen Punkten an und entwickeln Sie eine Methode, wie Sie ihre Planungsfortschritte sauber dokumentieren. Auch Rechnungen, Zitate/Sprüche, Rezepte, Sitzordnung, Fotos von gewünschten Dekorationen oder Kleidungsstücken, Frisuren etc. sollten in einer, besser noch in verschiedenen vorgesehenen Mappen aufbewahrt werden.

Wem die digitale Planung zusagt: es gibt mittlerweile sehr hilfreiche Apps. Diese funktionieren wunderbar, gerade wenn man Aufgaben an verschiedene Personen delegiert. Auf der anderen Seite müssen sie sorgfältig gepflegt, Dokumente erst gescannt werden, um sie zu auf der App einzustellen. Eine Mischung aus digitalen und analogen Planungshilfen ist vermutlich für die meisten ideal.

Wie groß soll die Hochzeit werden?

Eine Frage, die Partner unbedingt miteinander abklären müssen. Was dem einen ein Traum, ist dem anderen vielleicht ein Albtraum. Also besprechen Sie, wie viele Gäste Sie erwarten, denn das wirkt sich unmittelbar auf den Veranstaltungsraum, die Bewirtung, die Menge der Einladungskarten und vor allem die Kosten aus.

Die Wahl der Location

Wie bereits erwähnt ist dies ein Punkt, den Sie möglichst schnell klären sollten, nur dann können Sie sicher sein, dass Sie ihren favorisierten Veranstaltungsort auch tatsächlich buchen können. Besichtigen Sie die Räumlichkeiten, klären Sie die Bewirtungsmöglichkeiten und -kosten. Sind im Angebot alle Posten inbegriffen oder ist mit Extra-Kosten zu rechnen? Und nicht zuletzt: werden Kinder kommen, und ist die Location für kleine Gäste geeignet? Ein Spielplatz im Freien wäre ideal. Gibt es den nicht, sollten Sie beim Thema „Unterhaltung” vielleicht auch an die Kleinen denken - oder entsprechend Spielsachen zur Verfügung stellen (lassen).

Legen Sie das Datum fest

Die Wahl des Datums wird beeinflusst von der Verfügbarkeit der Räumlichkeiten für die Feier und der Gäste. Wer soll zur Feier kommen – können die Gäste auch wirklich zum gewünschten Datum? Schicken Sie schon jetzt vorsorglich den Termin an alle raus, sodass hier möglichst nichts mehr schief geht – unvorhergesehene Zwischenfälle natürlich ausgenommen. Idealerweise klopfen Sie die Gästeliste etwa sieben Monate vor dem Datum fest. Absagen und Unvorhergesehenes ist immer zu erwarten, eventuell erweitert sich die Gästeschar auch um ein paar Personen. Das können Sie nicht verhindern, also seien Sie flexibel. Wer kirchlich heiratet, muss sich überlegen, ob beide Termine am selben Tag stattfinden sollen und die Planung entsprechend an­passen. Hier ist doppeltes Organisationstalent vonnöten.

Das Thema der Hochzeit

Es muss ja nicht gleich eine Mottoparty sein, trotzdem ist es sinnvoll, den Tag unter ein Thema zu stellen, das sich wie ein roter Faden durch die Feierlichkeiten zieht. Das Thema hat unmittelbare Auswirkung auf  die Dekoration der Räume, also wählen Sie eines, das sich leicht umsetzen lässt. Das Thema sollte dann immer wieder aufgegriffen werden. Wenn Sie nicht selbst dekorieren können oder wollen gibt es Leute, die das übernehmen. Freunde springen hier gerne ein, natürlich kann man auch einen Profi engagieren.

Gehen Sie in Ihre Feierlocation und machen Sie Aufnahmen von den Örtlichkeiten und der Umgebung. Es hilft die Räume auszumessen, wenn Sie zum Beispiel Tische und Bestuhlung extra ordern müssen. Zum Thema gehört auch die Wahl der Blumen und die Wahl der Farben, damit alles später gut harmoniert und ein stimmiges Bild ergibt.

Die Einladungskarten

Machen Sie sich etwa zehn  Monate vor der Hochzeit Gedanken über Ihre Einladungskarten und bestellen Sie sie oder geben Sie den Druck etwa sechs Monate vor der Hochzeit in Auftrag. Sie können fertige Karten kaufen oder in einem Grafikbüro eigene kreieren lassen. Wenn Sie Ihre Karten selbst entwerfen geben Sie sich hierfür viel Zeit und bestellen Sie genügend viele, denn beim Schreiben werden Ihnen hin und wieder Fehler unterlaufen.  Verschicken sollten Sie die Einladungen etwa zwei Monate vor der Hochzeit. Das ist früh genug, besonders wenn Sie bereits alle Gäste über den Termin informiert haben. Falls auf Ihrer Feier viele Spiele organisiert werden oder ein gewisser Ablauf einzuhalten ist sollten Sie außerdem hierfür ein Programm erstellen und drucken lassen.

Wählen Sie den Pfarrer

Bei einer kirchlichen Trauung müssen Sie rechtzeitig – etwa acht Monate vor dem Termin – den Pfarrer auswählen und kontaktieren. In der Regel findet vor der Trauung eine Besprechung der Zeremonie statt.

Das Brautkleid

Etwa neun Monate vor der Hochzeit sollten Sie sich langsam an das Aussuchen des Brautkleides (und natürlich des Anzugs für den Bräutigam) machen. Soll das Outfit maßgeschneidert, vielleicht ein Erbstück oder „von der Stange” sein? In jedem Fall werden mehrere Anproben und diverse Änderungen notwendig sein. Sie können Ihr Kleid natürlich auch selbst schneidern oder alle Konventionen über den Haufen schmeißen und einfach ein Kleid aussuchen, das Ihnen gut gefällt und das Sie auch nach der Hochzeit noch tragen können. Es gibt keinerlei Zwang, ein typisches Brautkleid für viel Geld anzuschaffen das Sie später nie mehr tragen werden. Falls Sie ein traditionelles Brautkleid möchten – soll dazu ein Schleier getragen werden? Denken Sie auch an die Schuhe.

Die Ringe

Die Eheringe gemeinsam auszusuchen ist eine der schönsten Aufgaben bei der Planung der Hochzeit. Die meisten Paare suchen zueinander passende Ringe aus, aber auch hier sind dem persönlichen Geschmack keine Grenzen gesetzt. Wenn Sie Ringe anfertigen lassen, geben Sie sich viel Zeit. Bei solch einem bedeutungsvollen Schmuckstück sollte auch bedacht werden, woher das verwendete Material stammt und wie es gewonnen wurde. Die Frage, ob es aus einer vertrauenswürdigen und fairen Quelle stammt ist mehr als nur einen Gedanken wert. Wenn Sie es ganz individuell und persönlich wünschen, können Sie Ihre Trauringe auch selbst fertigen. Viele Gold- und Silberschmiede bieten extra Trauringkurse an. Die Eheringe sollten etwa fünf Monate vor der Hochzeit ausgesucht werden. Bei selbst gefertigten Ringen sollte noch einmal extra Luft gegeben werden – schließlich muss der Kurs stattfinden und die Ringe sollen ohne Stress geschmiedet werden.

Der Fotograf / Filmer

Für die Hochzeit lohnt es sich, einen professionellen Filmer oder Fotografen zu engagieren, so wird dieser besondere Tag garantiert in tollen Bildern fest gehalten. Stellen Sie sicher, dass der Fotograf Ihres Vertrauens zuverlässig ist, damit es nicht im letzen Moment zu einer Absage kommt. Auch wenn man hier sparen kann, gibt es einfach zu viele Beispiele in denen Familienmitglieder oder Freunde mit dem Fotografieren beauftragt wurden und das Ende vom Lied der jahrelange Ärger über unscharfe Bilder und Wackelaufnahmen ist. Freunde oder Familienmitglieder sind auch meist viel zu sehr in die Feier involviert, als dass sie den ständigen Beobachter geben könnten und möchten. So werden oft die schönsten Momente verpasst, oder die Arbeit eingestellt, weil die Feier doch wichtiger ist. Und schließlich sollen die Gäste doch unbeschwert feiern können… Für den professionelle Fotografen ist Ihre Hochzeit ein Tag der Arbeit – und entsprechend ernsthaft geht er an die Sache heran. Aber wie einen guten Fotografen finden? Hören Sie sich einfach im Bekanntenkreis um. Wer hat kürzlich geheiratet und kann seinen Fotografen empfehlen? Oder lassen Sie sich von den Fotografen, die für Sie infrage kommen, Arbeitsmappen zeigen.

Band und Rahmenprogramm

Wer soll für die musikalische Untermalung sorgen? Ein Alleinunterhalter, ein kleines Musikensemble, ein Orchester, eine Band oder ein DJ? Professionelle Musiker halten die Feier am Laufen, können auch kleine Ansagen übernehmen und auch den Verlauf des Abends mit planen. Ein guter Tipp sind Musikstudenten – egal welcher Richtung. Sie sind gut in dem, was sie tun und um einiges günstiger als eine professionelle Hochzeitsband. Das Entertainment sollte unbedingt rechtzeitig gebucht werden, am besten zehn Monate vor der Hochzeit. Auch hier noch einmal zur Erinnerung: kommen Kinder, und möchten Sie für diese eventuell auch ein paar Programmpunkte organisieren?

Essen und Getränke

Auch die Verpflegung der Gäste will geplant sein. In der Regel muss man einen Kompromiss schließen aus dem Optimum, das man den Gästen bieten möchte und dem, was man sich leisten kann. Selbstversorger können hier eine Menge sparen, lasten sich aber auch eine Menge Stress auf. Das sollte man lieber einem Caterer überlassen. Er kann auch die verschiedenen Geschmäcker am besten abdecken – von fränkisch traditionell über italienisch bis asiatisch, nicht zu vergessen die vegetarischen und veganen Gäste. Kommen Kinder? Dies unbedingt beachten. Kinder lieben die einfachen Dinge und suchen sich beim Buffet gerne Fingerfood aus. Bei einem gesetzten Menü sind die Portionen oft zu groß, außerdem sollten hier auch extra Gerichte für die kleinen Gäste angeboten werden. Komplizierte, exotische Gänge sind meist nicht das Ding der Kinder, lieber Nudeln, Schnitzel, Fischstäbchen, Pommes oder Ähnliches. Schließlich will keiner halbleere Teller zurück gehen lassen und in enttäuschte Kindergesichter blicken.

Sobald Sie die Verpflegung der Gäste unter Dach und Fach haben müssen Sie sich – falls die Location das nicht hergibt – auch über Tische, Stühle, sonstige Sitzgelegenheiten, Sonnenschirme, Tischwäsche etc. machen. Planungszeitpunkt: etwa sechs Monate vor der Hochzeit.   

Die Hochzeitstorte

Soll es eine Hochzeitstorte geben, sollte diese unbedingt vorher probiert werden. Die Torte sollte auch möglichst ins Motto des Tages passen. Die Kuchen-Suche inklusive Verkostung sollten Sie etwa acht Monate vor der Hochzeit starten. Einige Wochen vor der Hochzeit sollten Sie beim Konditor noch einmal nachhaken, dass Ihre Bestellung wirklich noch auf dem Zettel steht. Am besten lassen Sie den Kuchen direkt zu Ihren Feierräumlichkeiten liefern. Natürlich kann man ein Familienmitglied bitten, sich um die Abholung zu kümmern, aber der damit verbundene Stress ist enorm. Geht etwas beim Transport schief gibt es keinen Ersatz – der verantwortliche Bäcker hingegen wird entsprechende Vorkehrungen treffen.

Der  Hochzeitstisch

Wollen Sie einen Hochzeitstisch machen? Oder die modernere Variante, eine E-Mail-Geschenkeliste? Auch das sollte man ruhig schon ein dreiviertel Jahr vor dem großen Tag fertig arrangieren. So haben die Gäste ausreichend Zeit, sich in aller Ruhe um ihr Geschenk zu kümmern. Wichtig ist hierbei, sich Gedanken über das Budget der Gäste zu machen. Die Einkommensverhältnisse sollten berücksichtigt und verschiedene Preisklassen abgedeckt werden – von günstig bis hochpreisig. Außerdem sollten Sie Ihre Gäste auch darauf hinweisen, dass auch persönlich ausgesuchte Geschenke willkommen und erlaubt sind, die nicht auf dem Tisch oder der Liste auftauchen. Niemand lässt sich gern zu etwas zwingen, und manche Gäste geben sich gerne Mühe mit einem individuellen – vielleicht sogar handgefertigten? –  Präsent.

Von A nach B

Wenn Sie verschiedene Veranstaltungsorte haben – etwa Kirche, Standesamt und die Feierräumlichkeiten – ist auch die Organisation der Anfahrt ein paar Überlegungen wert. Soll man allen Gästen zumuten, überall selbst hinzufahren? Müssen Fahrgemeinschaften und Abholung organisiert  werden? Macht es vielleicht gar Sinn, ab der ersten Location einen Bus einzusetzen? Diese Variante ist besonders deswegen sehr charmant, weil der allfällige Feier-Sekt so kein Hindernis ist und die Gäste an diesem einen Tag nicht über Alkohol am Steuer, die zuträgliche Menge oder den Verzicht wann und zu welcher Zeit nachdenken müssen. Wichtig ist für das Brautpaar natürlich auch die Wahl seines eigenen Transportmittels. Vielleicht eine Limousine, ein Oldtimer oder gar eine Hochzeitskutsche? Buchen Sie hier auch möglichst rechtzeitig, wenn Sie dezidierte Wünsche haben. Bei der Nutzung von Privatautos als Brautgefährt bietet es sich an, diese etwa eine Woche vorher zu einem professionellen Reinigungs­service zu geben. Und: den Blumenschmuck nicht vergessen!

Übernachtungsmöglichkeiten

Für Gäste, die von außerhalb anreisen, sollten Sie einen Schwung Zimmer reservieren. Übernehmen Sie diesen Part, das ist einfach höflicher, als den Gast sich selbst zu überlassen. Außerdem können Sie so sicher stellen, dass alle Gäste von außerhalb im selben Etablissement unterkommen, eine Buchung mehrerer Zimmer resultiert auch oftmals in einem besseren Tarif. Vier Monate vor dem Hochzeitstermin ist ein guter Zeitpunkt, diese Aufgabe abzuhaken. Kommunizieren Sie klar, ob die Übernachtung von Ihnen übernommen wird oder ob Ihre Gäste selbst aufkommen müssen. Gäste, die von weit anreisen, müssen ohnehin schon hohe Kosten und Mühe auf sich nehmen. Auch hier gilt es also zu überlegen, wie viel Sie Ihren Gästen abverlangen können und wollen.

Zu guter letzt: die Hochzeitsreise

Planen Sie, im Anschluss an Ihre Hochzeit in die Flitterwochen abzudüsen, sollten Sie diese mindestens sechs Monate vorher buchen: so kommen Sie in den Genuss von Frühbucher­rabatten. Eine Reiserücktrittsversicherung oder ein etwas teurerer Flexi-Tarif kann kein Schaden sein: vor Krankheit ist niemand gefeit, und Sie wissen nie, was passiert und ob die Hochzeit nicht aus unvorhersehbaren Gründen doch verschoben werden muss.

Das meier-Team wünscht Ihnen eine rundum gelungene Hochzeit !

Von: Kristin Wunderlich (Dipl. Biol.), Donnerstag, 18. Januar 2018 - Aktualisiert am Mittwoch, 24. Januar 2018
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