meier Magazin - April 2024 / 25. Jhg.

95 DATENSCHUTZ PRINZ Datenschutzvereinbarungen mit Azubis und Mitarbeitenden Unternehmen, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen, sollten sich unbedingt an die relevanten datenschutz- rechtlichen Vorgaben halten. Und zwar nicht nur, um Probleme oder gar Geldbußen zu vermeiden, sondern auch, um sich den Beschäftigten gegenüber fair und transparent zu verhalten. Ob Auszubildende oder seit langem Beschäftigte: Die personenbezoge- nen Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen vom Unter- nehmen zuverlässig geschützt werden! Vom Namen über die Adresse und die Bankverbindung bis hin zu Sozialversicherungsnummer und Gehalt. Das bedeutet auch, dass die Daten nur dann weitergegeben werden dürfen, wenn es dafür eine gesetzliche Grundlage gibt oder wenn die Beschäftigten dazu ihre Einwilligung gegeben haben. Gesetzliche Grundlage oder Einwilligung Eine gesetzliche Grundlage existiert beispielsweise für dieWeitergabe von Namen, Geburtsdaten und die Höhe des Verdienstes an die Sozial- und Rentenversicherungsträger. Eine Einwilligung hingegen ist zum Beispiel dann unverzichtbar, wenn das Unternehmen Bilder seiner Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter auf die Website des Unternehmens stellen möchte. Diese Einwilligung sollten die Unternehmen sich schriftlich geben lassen. Das ist inzwischen auch gängige Praxis, denn die Verantwortlichen, also meist die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber, haben die Pflicht nachzu- weisen, dass diese in rechtskonformer Form vorliegt. Die Einwilligung bedeutet für die Beschäftigten aber keineswegs, dass sie für immer daran gebunden sind. Im Gegenteil: Sie kann widerrufen werden. Datenschutzrichtlinien ergänzend zum Arbeitsvertrag Doch der Datenschutz greift schon eher, nämlich bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Ergänzend hierzumuss der Verantwortliche informie- ren, welche Daten gespeichert und wie sie verwendet werden. Auch wie diese Daten geschützt werden und wer Zugriff darauf hat, muss in einer ergänzenden Datenschutzinformation zum Arbeitsvertrag festgehalten werden. Wichtig ist, dass die Beschäftigten diese Informationen erstens verstehen und bei Unklarheiten sich unverzüglich aufklären lassen. Rechte der Beschäftigten Auch in der Rolle der Beschäftigten hat man nach der DS-GVO, der Datenschutzgrundverordnung, das Recht, seine Daten einzusehen, sie korrigieren zu lassen, wenn sie ungenau oder unrichtig sind, und unter Umständen auch das Recht auf deren Löschung oder auf die Einschrän- kung ihrer Verarbeitung. Die datenschutzrechtlichen Ansprüche der Mit- arbeitenden sind vom Unternehmen zu respektieren und umzusetzen. Gesetzlich verpflichtend ist auch, dass die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden mit ausreichenden Sicherungen geschützt werden (durch z.B. datenschutzfreundliche Voreinstellungen oder Technik). Dazu zählen die Verschlüsselung, datenschutzrechtliche Schulungen der diese Daten verarbeitenden Beschäftigten, Sicherheitsüberprüfungen und auch Zugangskontrollen. i Sie haben Fragen? Senden Sie uns diese oder gerne auch Themenvorschläge per Mail oder rufen Sie uns an: 09122 / 69 373 02, aprinz@datenschutz-prinz.de – www.datenschutz-prinz.de Ihr Datenschutz ist unser PRINZip! Andrea Prinz, Datenschutzbeauftragte <