Auch für Bewerbungen gelten die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und zusätzlich §26 des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Das bedeutet insbesondere, dass Unternehmen auch im Bewerbungsprozess nicht alles fragen dürfen und, dass sie darüber informieren müssen, wie sie die Daten der Bewerberinnen und Bewerber verarbeiten.

Diskriminierungen vorbeugen

Gerade sensible Daten dürfen nur dann erfragt werden, wenn sie für die Entscheidung über die Einstellung unverzichtbar sind. Das sind in erster Linie der vollständige Name, die Adresse – bestehend aus Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort – sowie Kontaktdaten, also Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Zu den freiwilligen Angaben zählen Geburtsdatum, Geburtsort, Religion, Staatsangehörigkeit und Familienstand. Auch das Bewerbungsfoto ist nicht verpflichtend. Um Diskriminierungen vorzubeugen, sollten insbesondere keine Angaben gemacht werden, die Rückschlüsse beispielsweise auf die ethnische Herkunft zulassen.

Tabu-Themen

Zu den Tabu-Themen, die auch im Bewerbungsgespräch nicht angesprochen werden dürfen, zählen Schwangerschaften, Religion, politische Orientierung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Vorstrafen und Vermögensverhältnisse. Doch es gibt begründete Ausnahmen – hier zwei Beispiele:

Nach einer Schwangerschaft darf gefragt werden, wenn die Arbeit die Gesundheit einer Bewerberin negativ beeinflussen kann.

Eine Ausnahme in puncto Religion, Politik oder Gewerkschaft kann es bei Stellen in Gewerkschaften, Kirchen oder Parteien geben.

Facebook, LinkedIn & Co.

Oft wird diskutiert, dass die Personalverantwortlichen unzulässigerweise in den sozialen Netzwerken recherchieren, um mehr Infos über die Jobsuchenden zu erhalten. Geschieht dies in einem privaten Umfeld, ist es nicht zulässig. Bei beruflich genutzten Plattformen ist das anders. Denn dort kann die Personalabteilung ja davon ausgehen, dass die Informationen eingestellt wurden, um mögliche Arbeitgeber zu informieren.

Und dann ist da noch Google. Dort dürfen Arbeitgeber sich Informationen anschauen, die von den Jobsuchenden selbst online gestellt wurden, wenn diese Daten maximal fünf Jahre alt sind und im Kontext der Bewerbung stehen. Die Zulässigkeit einzuschätzen ist tatsächlich schwierig, manche Datenschutzaufsichtsbehörden fordern, die Bewerberinnen und Bewerber über das Ergebnis der Online-Recherche zu informieren, damit sie diese gegebenenfalls richtigstellen können.

Sichere Datenübertragung

Hat ein Unternehmen ein Bewerbungsportal, so ist die sichere Datenübertragung zu gewährleisten. Im Bewerbungsportal muss eine Datenschutzerklärung bereitgestellt werden, aus der hervorgeht, wie die Daten verarbeitet werden. Die Speicherung sollte nicht länger dauern als 6 Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses. Danach werden die Daten gelöscht oder, bei der Einstellung, soweit zulässig, in die Personalakte übernommen. In einen Bewerberpool dürfen die Daten nur aufgenommen werden, wenn die Jobsuchenden ausdrücklich eingewilligt haben.