Ob Auszubildende oder seit langem Beschäftigte: Die personenbezogenen Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen vom Unternehmen zuverlässig geschützt werden! Vom Namen über die Adresse und die Bankverbindung bis hin zu Sozialversicherungsnummer und Gehalt. Das bedeutet auch, dass die Daten nur dann weitergegeben werden dürfen, wenn es dafür eine gesetzliche Grundlage gibt oder wenn die Beschäftigten dazu ihre Einwilligung gegeben haben.

Gesetzliche Grundlage oder Einwilligung

Eine gesetzliche Grundlage existiert beispielsweise für die Weitergabe von Namen, Geburtsdaten und die Höhe des Verdienstes an die Sozial- und Rentenversicherungsträger. Eine Einwilligung hingegen ist zum Beispiel dann unverzichtbar, wenn das Unternehmen Bilder seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Website des Unternehmens stellen möchte. Diese Einwilligung sollten die Unternehmen sich schriftlich geben lassen. Das ist inzwischen auch gängige Praxis, denn die Verantwortlichen, also meist die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber, haben die Pflicht nachzuweisen, dass diese in rechtskonformer Form vorliegt. Die Einwilligung bedeutet für die Beschäftigten aber keineswegs, dass sie für immer daran gebunden sind. Im Gegenteil: Sie kann widerrufen werden.

Datenschutzrichtlinien ergänzend zum Arbeitsvertrag

Doch der Datenschutz greift schon eher, nämlich bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Ergänzend hierzu muss der Verantwortliche informieren, welche Daten gespeichert und wie sie verwendet werden. Auch wie diese Daten geschützt werden und wer Zugriff darauf hat, muss in einer ergänzenden Datenschutzinformation zum Arbeitsvertrag festgehalten werden. Wichtig ist, dass die Beschäftigten diese Informationen erstens verstehen und bei Unklarheiten sich unverzüglich aufklären lassen.

Rechte der Beschäftigten

Auch in der Rolle der Beschäftigten hat man nach der DS-GVO, der Datenschutzgrundverordnung, das Recht, seine Daten einzusehen, sie korrigieren zu lassen, wenn sie ungenau oder unrichtig sind, und unter Umständen auch das Recht auf deren Löschung oder auf die Einschränkung ihrer Verarbeitung. Die datenschutzrechtlichen Ansprüche der Mitarbeitenden sind vom Unternehmen zu respektieren und umzusetzen. Gesetzlich verpflichtend ist auch, dass die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden mit ausreichenden Sicherungen geschützt werden (durch z.B. datenschutzfreundliche Voreinstellungen oder Technik). Dazu zählen die Verschlüsselung, datenschutzrechtliche Schulungen der diese Daten verarbeitenden Beschäftigten, Sicherheitsüberprüfungen und auch Zugangskontrollen.